Event Funnel Anleitung
Backlog:
- Gravatar: Custom Images für Calendar!
Um neue Live Events (zB. Online Webinare) oder Event Recordings (zB. Webinar Aufzeichnungen) zu erstellen und diese anzubieten, dient diese Anleitung als Orientierungshilfe.
Live Event Funnel: Komponenten
- FluentCRM – Listen, Tags & Automatisations für Event
- FluentBooking – Buchungsformular für Event erstellen und mit FluentCRM verbinden
- Event Pages – Event erstellen, Daten aus FluentBooking eintragen und veröffentlichen
- Zoom Recording & Video Storage (z.b. vimeo oder BunnyNet)- wird nur benötigt, wenn ein Event aufgezeichnet und bereitgestellt werden soll
Moderatoren Rolle zuweisen / User
Über die einzelnen Benutzerprofilen kann die Rolle “Event Moderator” zugewiesen werden.
List & Tags definieren / FluentCRM
Listen & Tags
Für jedes Event kann eine Liste und verschiedene Tags angelegt werden. Zu empfehlen, um die Teilnehmer später besser segmentieren zu können, z.B. um je nach Teilnahme-Status (hat / hat nicht teilgenommen) unterschiedliche Follow-Up Mail-Sequenzen automatisch zu versenden.
Nomenklatura – Liste
Bei Marketing-Events sollte der Nummernkreis 1000-1999 verwendet werden, gefolgt von Typenkürzel “Mktg” (für Marketing) und dem Event-Namen, zB.
1500 Mktg – Live Webinar “Stressabbau” 28.08.2026
Nomenklatura – Tags
Neues Event anlegen / FluentBooking
Unter FluentBooking > Calendar können verschiedene Live Events angelegt werden. Am einfachsten das “Live Event TEMPLATE” des Host “Live Events” klonen und anpassen:
WICHTIGER HINWEIS bzgl. DATENSCHUTZ: In den Host-Settings eines Calendar-Types (One-to-One, Round-Robin oder Group-Event) sollte das Profilbild bzw. “Calendar Avatar” immer ein lokal hochgeladenes Bild sein! Ansonsten versucht FluentBooking stets das Bild des Site-Admins über den Gravatar-Dienst zu laden und stellt damit eine kritische Verbindung zu einem US-Server her.
WICHTIGER HINWEIS bzgl. Eintragung im CRM & Datenschutz
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Warum erhält der Teilnehmer zwei E-Mails und wird nicht automatisch im CRM angelegt?
Hintergrund: Zwei getrennte Prozesse mit unterschiedlichen Zwecken
Wenn sich ein Interessent über das Anmeldeformular für Ihr Event registriert, werden zwei voneinander unabhängige Prozesse gestartet:
- Event-Anmeldung (FluentBooking)
Der Teilnehmer meldet sich konkret zu Ihrem Event an. Dies ist eine unmittelbare Geschäftsbeziehung, bei der Sie ihm notwendige Informationen zum Event mitteilen müssen (Bestätigung, Termin, Zugangslink etc.). - Newsletter/Marketing-Einwilligung (FluentCRM)
Der Teilnehmer erklärt sich optional bereit, zukünftig von Ihnen Informationen zu weiteren Events, Angeboten oder Neuigkeiten zu erhalten. Dies ist ein separater Prozess mit eigener Einwilligung.
Warum zwei E-Mails?
- 1. E-Mail (Booking Confirmation): Bestätigt die erfolgreiche Anmeldung zum Event und ist rechtlich notwendig und zulässig, unabhängig davon, ob der Teilnehmer sich für den Newsletter angemeldet hat. Diese E-Mail wird an jeden Event-Teilnehmer versendet.
- 2. E-Mail (Double-Opt-in): Wird nur versendet, wenn der Teilnehmer die optionale Newsletter-Checkbox aktiviert hat. Sie dient der Bestätigung seiner Einwilligung zum Erhalt von Werbeinformationen und ist aus Datenschutzgründen notwendig (sog. Double-Opt-in-Verfahren).
Warum wird der Teilnehmer nicht automatisch im CRM angelegt?
Das ist die datenschutzgerechte und rechtskonforme Variante:
- Der Teilnehmer wird im CRM nicht sofort angelegt, wenn er sich nur zum Event anmeldet.
- Er wird erst dann im CRM angelegt und kann Marketing-Mails erhalten, wenn er die Double-Opt-in-Bestätigung aktiv bestätigt hat (also auf den Bestätigungslink in der zweiten E-Mail geklickt hat).
- Dies verhindert ungewollte Werbemails und entspricht dem Datenschutzrecht (DSGVO).
Was bedeutet das praktisch?
| Szenario | Booking Confirmation | Double-Opt-in Mail | Im CRM angelegt | Marketing-Mails |
|---|---|---|---|---|
| Nur Event-Anmeldung (Newsletter-Checkbox nicht aktiviert) | ✅ Ja | ❌ Nein | ❌ Nein | ❌ Nein |
| Event-Anmeldung + Newsletter aktiviert, aber nicht bestätigt | ✅ Ja | ✅ Ja | ⏳ Pending | ❌ Noch nicht |
| Event-Anmeldung + Newsletter aktiviert und bestätigt | ✅ Ja | ✅ Ja | ✅ Ja | ✅ Ja |
Zukünftige Follow-up-Mails
- Event-bezogene Nachrichten (z. B. Terminerinnerung, Aufzeichnung zum Event, Agenda) können an alle Event-Teilnehmer versendet werden, unabhängig vom CRM-Status – dies ist rechtlich zulässig, da die Person sich aktiv zum Event angemeldet hat.
- Marketing- oder Angebotsinformationen (z. B. Hinweise auf weitere Events, Angebote, Neuigkeiten) können nur an Teilnehmer versendet werden, die sich für den Newsletter angemeldet und ihre Anmeldung bestätigt haben (im CRM angelegt sind).
Warum ist das wichtig?
Diese Struktur schützt Sie und Ihre Teilnehmer:
- Für den Teilnehmer: Er kontrolliert selbst, welche Marketing-Mails er erhalten möchte.
- Für Sie: Sie halten sich an die Datenschutzgesetze (DSGVO) und Wettbewerbsregeln (UWG) und vermeiden Abmahnungen.
- Für die Compliance: Sie haben einen klaren, dokumentierten Prozess, um nachzuweisen, dass Sie nur mit Einwilligung Marketing-E-Mails versenden.
Hinweis: Sollte künftig die FluentBooking- und FluentCRM-Integration so erweitert werden, dass die Newsletter-Checkbox auch technisch an die CRM-Listenzuordnung gekoppelt wird (sog. bedingtes Einverständnis), wird dieser Prozess noch automatisierter. Aktuell ist dies die rechtssichere und empfohlene Vorgehensweise.